Любая современная организация, владеющая тремя и более компьютерами, объединяет их в локальную сеть, получая возможность совместной работы с различными информационными ресурсами – приложениями, информационными системами и файлами.

    Хотя наиболее значимая для компании информация часто хранится и обрабатывается в специализированных информационных системах (ERP, CRM, Workflowи пр.), неизбежно возникают сетевые файловые ресурсы, где скапливаются сотни и тысячи самых разнообразных файлов, содержащих информацию той или иной степени важности.

     Структурированность этой информации как правило определяется подразделениям и практически становится недоступной для понимания за его пределами. Разграничение доступа так же строится на уровне подразделения. Если с документом работают несколько подразделений, то он либо многократно пересылается по , порождая дубли, либо обрабатывается в специальных «общих» каталогах, теряя связь с каталогами авторов и становясь доступным большому числу пользователей.

    Как бы ни старался Ваш системный администратор, постоянно возникают вопросы,  почему вы не видите нужный вам файл, где нужно искать его последнюю актуальную версию, и почему папка с конфиденциальной информацией финансового отдела вдруг стала видна половине отдела логистики.

     Корень проблемы состоит в неприспособленности файловой системы быть многокритериальным (многомерным) классификатором информации. Проще говоря, невозможно один и тот же файл «Учетная Политика 2009 ЗАО Ромашка» разместить одновременно в четырех каталогах:

- Компании холдинга / ЗАО Ромашка
- Департаменты / Фин. отдел
- Типы документов / Регламентные документы / Политики
- Периоды / 2009

     В результате на сети образуется «файловая помойка» либо в виде многократно дублированных каталогов, управление  доступом к которым превращается в неразрешимую задачу даже для самыхпрофессиональных системных администраторов, либо в виде одного мега-диска, к каталогам которого имеют доступ все пользователи и навигация по которому неочевидна.

     Система FileXpert позволяет раз и навсегда  навести порядок в «файловой помойке» организации путем:

     1.  определения понятной структуры хранения файловой информации
     2.  удобного расположения по своим «многомерным» местам нужных Вам файлов с возможностью легкого и быстрого поиска
     3.  предоставления возможности всегда знать и иметь возможность проверить, кто имеет  (раньше имел) доступ к Вашей информации и почему

     При этом, несмотря на наличие файла в нескольких каталогах, произведенные в нем изменения отражаются сразу во всех каталогах, при этом сохраняются и все предыдущие версии документа.

    В системе FileXpert организуется необходимое количество параллельных древовидных каталогов, например: «Отделы, «Проекты», «Бренды», «Процессы», «Контрагенты», «Периоды» и т.п.  Каждый файл одновременно может принадлежать нескольким папкам в разных деревьях, при этом оставаясь уникальным. Физически файлы храниться непосредственно в базе данных хранилища, а в каталогах – лишь ссылки на него.  Файлы можно укладывать и извлекать из хранилища также просто, как и при работе с обычными сетевыми файлами.

     Навигация по этим деревьям выполняется так же, как в «проводнике» Windows, что не требует обучения сотрудников.

     Для удобства управления правами доступа к файлам и каталогам пользователи объединяются в группы по однородности выполняемых функций. Такие группы называются «ролями». Каждый пользователь одновременно может иметь несколько ролей, например, все сотрудники финансового отдела имеют роль «Сотрудник финотдела», но некоторые из них также могут быть включены в группу (получить роль) «Финансовый контролер» или «Казначей».  В зависимости от набора полученных ролей пользователи получают доступ к тем или иным папкам в разных деревьях. Таким образом, например, чтобы быстро и безопасно организовать совместный доступ к документу  «Учетная Политика 2009 ЗАО Ромашка» и для сотрудников юридического отдела достаточно предоставить роли «Юрист» право на доступ к документам из каталога «… / Политики» или разместить ссылку на этот документ в одном из подкаталогов ветви «Департаменты / Юридический отдел».

     Автоматически ведется версионность файлов, т.е. есть возможность просматривать не только последнюю версию документа, но и любую предшествовавшую, и Вы всегда будете знать кто, и когда изменял тот или иной документ.

     Система FileXpert в качестве базы данных может использовать бесплатную версию Oracle Express Edition, что позволяет сэкономить на приобретении платных версий этой СУБД.